Se puede considerar fraude administrativo al producido en relación con la actividad de gestión básica de la Entidad, no siendo en este caso un fraude que se produce única y exclusivamente en el entorno financiero sino que es aplicable a cualquier Empresa, con las lógicas diferencias que se producen en relación con los activos de las mismas.
La mejor forma de evitar la realización del fraude consiste en la existencia de una serie de controles que cumplan dos labores fundamentales:
- El aviso temprano de que puede estar produciéndose una situación anómala que tal vez convenga analizar en profundidad.
- La dificultad añadida que tiene la persona que quiere cometer el fraude cuando conoce que hay una serie de alarmas que pueden activarse, aunque no sepa cuáles son.
Consideramos que existen cuatro grandes grupos en los que se pueden agrupar los indicadores de fraude administrativo:
- General.
- Facturas y Proveedores.
- Facturas y Proveedores.
- Facturas incompletas, indocumentadas …
- Pago a proveedores inexistentes.
- Pago múltiples a proveedores.
- Retribuciones y Gastos de Empleados.
- Retribuciones y Gastos de Empleados.
- Exceso de autorizaciones.
- Cargos auto-autorizados.
- Cargos sobre partidas presupuestarias no autorizadas.
- Alteraciones presupuestarias.
- Incumplimiento de políticas de autorización.
- Otros Indicadores sobre Empleados.
- Otros Indicadores sobre Empleados.
- Indicadores Vacacionales / Presenciales / Rotacionales en relación con el puesto de trabajo.
- Uso inadecuado de las tarjetas de crédito de la Empresa.
Las fuentes para la obtención de los datos dependerán de los Sistemas Informáticos de cada Entidad, siendo los siguientes Departamentos los que tendrían la información:
- Seguridad y/o Seguridad Informática para todos los aspectos relacionados con accesos físicos o lógicos, así como los informes sobre la situación de los empleados.
- Calidad, que recogerá las reclamaciones de los clientes.
- Control para los asuntos contables.
- Administración para lo referente a proveedores.
- Inmovilizado que posee la información referente a los inventarios.
- Recursos Humanos para los datos de los empleados, tanto personales como salariales.
- Medios de Pago para los indicadores relacionados con las tarjetas de crédito, débito o Empresa.
Ejemplo de controles:
- Existencia de relaciones familiares o de negocios entre el personal que interviene en los procesos de facturación y los proveedores o clientes implicados en la misma.
- En el caso de que se emitan facturas, se propone como indicador de nivel de riesgo de fraude:
· Porcentaje de facturas emitidas:
o Erróneas.
o Duplicadas.
o Devueltas.
· Porcentaje de anulación de los apuntes contables relacionados con la emisión de facturas.
Publicado por albertsalvadorlafuente
Licenciado en CC Económicas y Empresariales y Auditor Interno Certificado por el IIA (The Institute of Internal Auditors), especialista en Fraude Interno, Forensic y Prevención de Blanqueo de Capitales. Cuenta con veinte años de experiencia en empresas líderes del sector bancario implantando el modelo de Corporate Assurance y mejores prácticas bancarias propuestas por el IAI (Instituto de Auditores Interno). Director de proyectos en el ámbito del fraude interno, forensic y prevención de blanqueo de capitales, implantación de modelos de auditorías normativas (CNMV, Ley de transparencia, SEPBLAC, políticas antisoborno etc) y comerciales. Ponente, profesor y colaborador en diversas publicaciones relacionados con la Auditoría, Fraude Interno, Gestión de riesgos y Compliance. Es secretario general y miembro de la Junta Directiva de la World Compliance Association Autor de dos blogs sobre la detección y prevención del fraude interno, la profesión de auditoría interna y el compliance en general: – Fraude Interno: http://www.fraudeinterno.wordpress.com – Compliance: http://www.prevenciondedelitos.wordpress.com Autor de los libros: – Fraude Interno; prevención, detección y tratamiento. (Amazon) – Actualidad Compliance 2018 (Thomson Reuters – Aranzadi) Ver todas las entradas de albertsalvadorlafuente
Auditoría+ 
Buenas tardes Javier, tengo una consulta, qué riesgos existen y qué pruebas podría realizar, si identifico que en la facturación de servicios de mantenimiento a un proveedor del cual revisando el correlativo de su facturación veo que es consecutiva en su mayoría desde que inició a trabajar con nosotros, lo cual me lleva a deducir que seríamos su único cliente, asimismo he verificado que su inicio de operaciones es muy cercana a la fecha en que inició a facturarnos como proveedor.
Agradezco mucho tu ayuda, si puedes recomendarme qué análisis adicionales podría hacer o cuáles son las buenas prácticas que podría recomendar.
Saludos,
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Lo que yo me imagino y entiendo que hacia ahí va tu prueba es que ese proveedor solo se haya creado para operar con tu compañía, lo que implica que «tal vez» ese proveedor fue hecho a medida
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Ahora bien, el riesgo es que el proceso de licitación, alta, etc. No haya seguido los pasos establecidos. Lo que tu dices es un indicio, pero tal vez se siguieron todos los pasos formales definidos. Yo igualmente revisaría el proceso de selección y adjudicación, incluido el alta del proveedor para evaluar si todo fue realizado conforme procedimiento
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