Para empezar a adentrarnos en este riesgo creo que es preciso establecer algunas definiciones. La primera y más importante es el concepto de Obsolescencia; podemos entender el mismo como “algo que ha dejado de usarse”, este adjetivo hace mención a algo que es antiguo, arcaico y que por lo tanto cae en desuso.
Por otro lado, yendo específicamente a la definición que nos afecta, la obsolescencia tecnológica es la caída en desuso de las máquinas, equipos y tecnología motivada no por un mal funcionamiento de la misma, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación de las nuevas máquinas equipos y tecnologías introducidas en el mercado.
Pero este concepto se ve potenciado en que muchas veces esta obsolescencia puede impactar en uno de los activos más importantes que tiene la organización, la información y su acceso.
Aquí una situación que me pasó y que seguramente a muchos les ha pasado, hace 10 años aproximadamente yo tenía un celular Nokia N80 que era uno de los celulares más actuales del mercado, en ese celular almacené información, almacené fotos familiares y como todavía no existía el conceto de subir la información “a la nube” esa información quedó en mi dispositivo.
El tiempo paso y cuando en algún momento hice mi inventario de información relevante e importante para mí, me di cuenta que parte de las fotos de mis hijos estaban en ese celular, el dispositivo ya tenía un sistema operativo que era obsoleto “Symbian” de hecho el cargador no lo tenía y cuando quise utilizar otro no se correspondía con el estándar que actualmente se usa, en síntesis, tenia información valiosa en un dispositivo que para mi era una caja negra. Lo mismo puede pasar si teníamos información en un disco de 5 1/4, en un LaserDisc o en cualquiera de las tecnologías que en su momento existieron. El final de esta anécdota es feliz, pues pude encontrar un cargador Nokia con el cual poder cargar mi celular y posteriormente obtener las fotos, pero esto no siempre es así.
Si llevamos esta anécdota al ámbito de una organización, la obsolescencia puede traer dos riesgos relevantes:
- Que la inversión en tecnología que tenemos ya no cumpla con los objetivos estratégicos y tácticos que la organización se dispuso,
- Que la información contenida en dispositivos tecnológicas ya no sea accesible porque no existe la tecnología que permita accederla,
El primero riesgo lo entendemos como que la tecnología que tenemos se ha visto sobrepasada por otras que permiten realizar lo que la organización necesita en menor tiempo y ahorrando recursos, es decir en un concepto de eficiencia y eficacia.
El segundo concepto es un riesgo de mayor impacto, que la tecnología de la cual disponemos se ha vuelto obsoleta en un punto que no podemos recuperar la información que la misma ha generado y esto va desde que tenemos fotos en un diskette de 5 ¼, hasta que parte de los negocios de nuestra compañía están soportados por un programa o sistema el que por ejemplo, su código de programación, ya está en desuso y cualquier problema en el mismo hace imposible su solución.
Este, por ejemplo, es el caso de una empresa la cual uno de sus sistemas que mantenía el registro de clientes de la organización estaba soportado en Cobol (un lenguaje muy difundido en la década del 70 y 80), el problema surgió cuando este sistema que no estaba dentro de los inventarios de sistemas relevantes de la organización dejó de funcionar y no se pudo encontrar ningún programador que tuviera los conocimientos y capacidades para poder solucionar el problema. Lamentablemente esta historia no fue tan feliz, pues parte de la información que finalmente terminó siendo más que relevante para la compañía no se pudo recuperar.
Es entonces que, para este riesgo en particular, nos tenemos que definir una serie de acciones:
- Tener un mapa de todas las soluciones tecnológicas existentes en la organización, con la relevancia de los mismos y el impacto,
- Tener un mapa de la información que maneja la organización y que sistemas soportan esta información, de igual forma, establecer un indicador de relevancia,
- Evaluar el período de madurez de las tecnologías que la organización tiene o piensa adquirir, teniendo en claro que no es conveniente comprar o tener tecnología muy novedosa (pues todavía no está suficientemente testeada), ni tampoco tecnología antigua (la cual su vida útil esté en el final),
Con estos tres elementos una organización podrá ir monitoreando el impacto del riesgo de obsolescencia tecnológica en sus organizaciones.
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