The Matrix

Un sector de Calidad que tiene que realizar revisiones periódicas de planta pero cuya mitad de personal se encuentra trabajando desde casa debido a que se encuentra dentro de los sectores de riesgo, un Tesorero de más de 60 años que posee las claves de transferencia electrónica de su compañía y que realiza estas operaciones desde su casa, una compañía acostumbrada a tener férreos controles de asistencia de personal a través de dispositivos biométricos y que ahora debe confiar que sus empleados están  de Home Office cumpliendo con sus tareas diarias.  Escasez de empleados que obliga a que los que están en su lugar de trabajo realicen múltiples tareas de reemplazo conspirando con lo que cualquier libre de control interno diría sobre la segregación de funciones.

Empleados de empresas que ante la desesperación y situación excepcional son victimas de engaños y estafas (Ver nota de Infobae: https://www.infobae.com/sociedad/2020/03/19/coronavirus-virtual-advertencias-por-el-uso-del-home-office-y-las-estafas-en-la-web/).

The world is changed. I feel in the wather. I feel in the earth. I smell it in the air”, esta frase decía el elfo Galadriel al iniciar la saga del señor de los anillos, y esto es lo que está pasando en el mundo de la Auditoría, hemos entrado a un contexto en el cual la excepción es la regla, en donde gran parte del trabajo lo estamos realizando de forma remota, y en donde muchas veces tenemos equipos en planta, en Administración pero que tenemos que gestionar y controlarlos de forma remota.  Hay gente en planta que está produciendo, la mitad de mi personal de administración está de Home Office, yo como jefe también estoy de Home Office, ¿Cómo los controlo?.

Si ahora somos responsables del área de Auditoría Interna de una empresa que sigue produciendo, que parte de su personal no está en planta, que los que si están tienen que cumplir con sus funciones y adicionarles tal vez otras y finalmente tenemos una seria amenaza que la empresa no sea por mucho tiempo sostenible en el tiempo si no sigue produciendo sea como sea y eso implica levantar cualquier tipo de control en pos de sobrevivir ¿Qué hacemos?

Como verán los desafíos son enormes y las preguntas tiene una complejidad que, si yo realmente tuviera las respuestas, sería el Jedi de la Auditoría, pero no los soy.  Las respuestas varían según el contexto en que estemos, y de un más que nunca enfoque basado riesgo priorizando los riesgos más relevantes.  ¿Esto que significa?, nuestro personal está expuesto o bien es más vulnerable a ataques informáticos relacionados con esta pandemia, entonces definir procedimientos estrictos que dejen en claro que cualquier información fidedigna debe ser chequeada, ¿hemos recibido un mail de nuestro CFO diciendo que se debe realizar un pago urgente a determinada cuenta?, en un contexto normal golpearíamos la puerta de su oficina para verificarlo, si todos estamos en un contexto virtual, definir procedimiento de control y chequeo a fin de validar las ordenes que se dan en una compañía bajo un esquema virtual.

Incentivar el networking, esto significa potenciar las herramientas de conectividad existente, es decir Skype, Zoom, Team, etc., a fin de generar reuniones diarias de interacción en que todos estén informados de las actividades y tareas que se realizaran durante el día, teniendo a todos los eslabones de la cadena informados, evitamos el desconocimiento y de esta forma vulnerabilidad frente a personas que quieran aprovechar esto.

Como vemos el poder establecer un esquema de control interno en un entorno virtual es un desafío enorme, uno de los secretos o recomendaciones es que todos los eslabones de la cadena estén conectados e informados, evitando que se genere islas estancas que puedan ser vulnerables ante terceros que aprovechan esta situación en beneficio personal.

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